会議を制する！コンサルタント直伝 アジェンダ作成の秘訣

会議を成功に導くための基本は、明確なアジェンダの作成にあります。会議の目的や論点をしっかり整理し、議事録と連携することで、参加者全員が共通の目標に向かって動き出せるのです。この記事では、アジェンダとは何か、その役割や重要性について、シンプルかつ実践的な視点で解説します。会議に臨む前に、アジェンダの持つ力を再認識し、効率的な議論の土台を作り上げましょう。

アジェンダとは

では、会議における「アジェンダ」とはどういうものなのでしょうか？簡単にさらっておきます。

アジェンダと議事録は両輪であることを忘れない

アジェンダのお話をする前に、ちょっとだけ復習を。
ジュニアコンサル・アソシエイトのうちは、社内ミーティング、クライアントミーティング等の際に議事録を頼まれる機会が多いと思います。議事録の作成は、新しいものを生み出すことではないので、「ちょっと、面倒だな。」と思う方もいるかもしれませんが、実はとんでもなく奥が深く、あなたを成長させ、昇進のトリガーにもなり得るものなのです。
そこをしっかり心得ていただいた上で、議事録作成のメリット・作り方・やってはいけないことをそれぞれ３つずつご紹介していますので、こちらもあわせてご覧ください。

アジェンダ作成の心得—意識すべきこと

１．“誰の” 論点か？

まず、アジェンダを作成するときに意識すべきは、誰の論点なのか？ということです。この会議のキーマンは経営者？事業部長？部門マネージャー？現場リーダー？現場？誰なのか？ということを意識してください。誰の問いについて答えていくのか？ということを決めなければ何も始まりません。

２．決めなければいけない事、達成しなくてはいけない目的は何か？

ここで意識してほしいことは一言で言えば「嗅覚」を効かせて欲しいということです。これはまずいな。ということを9割の人は放置してしまいます。でもこの「ヤバいこと」こそ勇気を出してタッチしていってほしいのです。「これは言っちゃいけないな。。。」とか「あれ？これってどうなっているんだっけ？」ということに気づいていながらも9割の人が触れずに蓋をしてしまいます。
でも、このことにこそあえてアジェンダ作成の機会に触れてください。この行動に価値が出ます。

３．目的を達成するために、必要な要素は何か？

これを示す際に意識してほしいのは初めて会議に参加する人のことにも配慮して、ここまで考えてきた道筋もきちんと相手に見せてあげることです。どんなことを考えて、ここに至ったのか。思考の数は３つ程度が適切だと思います。１つでは「それだけ？」となり、５つでは多い印象です。

この数の根拠は、実際にコンサル時代の上司に「２つじゃ弱いし、５つじゃ多い。。。３つで。」と言われた経験から学びました。

４．どの要素は譲れない/譲れるか？

どれを獲りにいくんだっけ？という優先順位付けは重要です。
３つのうち２つ。とか５つのうち３つ。ということではなく、一番大事なたったひとつを獲ることがコツです。

５．どこまで迫るか？

会議中で必ず期待値の調整を図れる情報を出してください。自分の準備がどこまでできているのか？他の進捗はどうなのか？いま、どこまで進んでいて、達成させるためには、何が不足しているのか？など、だいたいでもゴールを示すことが大切です。

６．どの順番で出すのが良さそうか？

これは、1.で触れたキーマンに強く意識を向けてください。キーマンの性格やキーマンとの関係性も考慮してカードの切り方を組んでいきます。
加えて、場のテンションや期待値も掛け算していくと、よりカードの切り方が洗練されると同時に出し方も考えやすいはずです。

まとめ

会議のアジェンダは、議事録と両輪となるほど重要な役割を果たします。アジェンダを作成するということは、会議の主導権を握ることになりますので、ここでご紹介したアジェンダ作成の際に「意識すべきこと」を実践して、プロジェクトをいい方向に導くリーダーとなってください。