コンサルタントが考える議事録の考え方・作成術のポイントを解説！

事業会社でもコンサルティング会社でも、新人や若手、ジュニアメンバーが上司やマネージャーから言われることが、「議事録を書いてください」です。特にコンサルタント業界においては、結構大事にされています。

しかし、議事録をちゃんと書ける人は意外と少ない。だからこそ、書ければ全てのビジネスパーソンにとって武器になります。

議事録作成スキルの重要性

ビジネスを進める上で欠かせないのが、議論。議論をした結果をしっかりと議事録に書き留めて、全員に配り、共通認識を持たせることが大事なのは、コンサルティング会社でも事業会社でも同じです。

どんなプロジェクトでも1番良いインサイトがあるのは、実は議事録だったりします。なぜなら、議事録はGoogleで検索しても当然ヒットしない、お金を払っても買えない唯一無二のものだからです。

ジュニアコンサルタントがぶつかる壁、それが議事録

先に言ってしまうと、とにかく上司から議事録に赤ペンが入り、怒られます。特に新人コンサルタントあるあるで、議事録が上司からの赤ペンで真っ赤になって返ってきます。

毎回本当に、毎回怒られるんです。で、その時、「なんで、毎回怒られるの？」っていう風になるわけです。

では、なぜ怒られるのか？

それは、議事録にはテニュアやランクによってステージが7段階あること、そして議事録には3種類あることを理解してないからです。ステージが7段階あるから、1段階OKってなっても、次の段階を求められ、また怒られる。次にOKってなっても、また次で怒られる。。。って繰り返されていきます。

なので、本記事で自分がどのステージにいるか？、自分はどの種類の議事録を書いているのか？を理解してもらいたいです。

コンサルタントの議事録作成方法7つのおさえるべきポイント・コツ

上司が唸る議事録の書き方をマスターするには、自分がどのステージにいるのか？を理解することから始めましょう。ステージによって求められる議事録のレベルが異なります。

ステージ1: 全部漏らさず書いてあるか？

コンサルタント業界に入社したばかりの頃は、まず会議の内容を全部漏らさず書いてあるか？が求められます。

「あの、鈴木さんの発言ってちゃんと書いてあるんだっけ？」と質問されて、「あ、書いてない…」となっていたら要注意。

さらに、実は価値が高いのが会議の空気感も書くことです。例えば、会議で「それは反対です！」という発言があったと書かれていたとして、間髪入れずに怒った顔で言ったのか？、それとも悩んだ顔で言ったのか？で大きく印象が変わりますよね？

「空気感」を出すことで、その場の雰囲気を議事録からも読み取れるようになります。

ステージ2: 内容が構造化されているか？MECEになっているか？

会議の内容を全部漏らさず書いてあっても、上司から「いやいや、わかりにくいんだけど、まとめてくれる？」と言われることもあります。コンサルタントっぽくいうと、”構造化してくれる？”です。

ほんの1時間のミーティングでも、おそろしいほどの発言数となります。なので、同じテーマでまとめたり、逆に議論に関係ない部分を削ったり、発言の意図を崩さないように文体を直す作業をしましょう。

ステージ3: 次に何をして何をしないか、次のタスクが明確に書かれているか？

構造化したあとは、次のタスクを明確に書いておきましょう。上司から「次のタスク書いてないじゃん！」みたいなことを言われる前に、やってしまいましょう。

会議の中には「報告をするだけ」の会議もありますが、ほとんどの会議は「次に何をするか？」というネクストステップについて議論をします。そのため、議事録には「決まったこと/決まらないこと」を明確に書いておきましょう。

ここまでの3つをすべてできているだけでも、結構いい線いってます。ですが、さらに議事録を進化させしましょう。

ステージ4: 会議前の仮説が進化してるか？

クライアントミーティング前、事前に問いを用意します。この時点で、「こんな感じの答えが返ってくるだろうな？」という仮説を持ってミーティングに臨みます。

特に仮説の中で重要なのが、原因仮説。そこをハイライトする形で、ミーティング後に『インタビュー前の仮説があったよね？どう進化した？』と自問自答して、どのように進化したのかを書いておきましょう。

ステージ5: 会議前の論点に沿った構成になっているか？

会議参加者たちが事前に持っていた議論したいこと、つまりは論点をベースに構造化してあげましょう。

1行目に「メッセージ=どういうことが分かったか？」を書いて、2行目に「その根拠となる発言=なぜ、そう言えるのか？」を補足する書き方が一般的です。

ここまでステージ5。このステージ5までできていれば、結構レベルが高い仕上がりです。しかし、あとステージ2つあります。

ステージ6: 会議後に進化した論点が書いてあるか？

議論した結果、「新しい疑問点とか検討すべきポイント」、言い換えれば「次に解くべき問いは何か？=次の論点、進化した論点」が出てきたら必ず書きましょう。

次のステージ7を行うには、次に議論すべき論点を洗い出さないと議論が間違った方向にいってしまいます。

ステージ7: 進化した論点の次のタスクが書いてるか？

最後のステージ7でタスクを書くわけですが、タスクの前には論点が必ず論点が存在します。進化した論点を書かずに、パッとでたタスクだけを捉えて記載すると、議論がズレる可能性が高くなります。

論点が定まっていれば、タスクを自在に生み出せます。ですので、ステージ6をしっかりと踏んだ上でステージ7です。

論点とタスクの関係性について詳しく知りたい方は、『コンサルが「最初の3年間」で学ぶコト』をお読みください。

コンサルタントの議事録を理解する

議事録には3種類あります。

発言録→議事録→議事メモの順番で進化していくイメージです。

事業会社の方であれば、議事録。コンサルタントであれば議事メモを要求されます。それぞれの種類について、先ほどのステージを踏まえつつ説明していきます。

発言録とは？

発言録は、ただただ目の前で繰り広げられる会議の発言内容を文字に落としただけのメモです。

ミーティングでボイスレコーダーが使えるのであれば使ってしまいましょう。いまはスマートフォンにも標準で搭載されていて便利ですし、自動である程度の精度をもったまま日本語に書き起こしてくれるものもあります。

発言録は、ステージで1までです。

議事録とは？

議事録は、発言録にプラスして、以下3つのポイントを押さえて進化したものです。

つまり、ステージ3までをクリアしていれば、議事録といって良いでしょう。

議事メモとは？

議事メモは、議事録の内容に加えてさらに3つのポイントをおさえて進化したものです。

ステージ1から7すべても網羅しているものになりますね。

事業会社の(一般的な)議事録

事業会社で求められている議事録は、発言録〜議事録までのことを指すことが多いです。それで十分です

ステージで言えば1から3までをクリアできているか？どうかです。

コンサルタントの議事録/議事メモ

コンサルタントの議事録は、議事メモのレベルで要求されます。特にステージ4以降がみなさんの腕の見せ所になります。ステージ7まですべて網羅してください。

議事メモと議事録の違い

ここまでくると議事録と議事メモの違いが自然と分かっていただけていると思います。

論点ベースでの構造化、仮説や次の論点/タスクが書かれているか？が、議事録と議事メモとの違いです。ステージで見ると3から4と1段のジャンプですが、13段ぐらい違います。

ステージでいうと1段ですが、13段ぐらい高いです。しかし、議事メモをかけるようにすればビジネスパーソンとして高い付加価値を提供できるようになります。

さいごに

今の自分のステージを確認してみよう

改めて最初にご紹介した画像をご覧いただきましょう。

この画像を見て

とか、マネージャーの方だったら

みたいに活用頂けるといいかなって思ってます。

ちなみに、ステージ分けの元になったのは、BCGの同期のノロちゃん。彼は、元日銀だったんだけど、めちゃくちゃメモが上手くて、最初から書けたわけですね。「やっぱり、彼は書けるなー」って思った時に、ステージ1から3が出来ていたので、他は追いつけないんですよね。

でも、その時に「4が足りないんだ」とか、 「5が足りないんだ」っていう風に気付けてたら、もうちょっとノロちゃんに追いつけたと思います。

議事録を制すると、最初の1年健やかにコンサルライフ、ビジネスも出来ると思いますので、活用頂けたら良いかなと思います。

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【動画】BCG流！コンサルタントが伝授する上司が唸る議事録の書き方のコツ

BCG流！コンサルタントが伝授する上司が唸る議事録の書き方のコツについて解説したYouTube動画もあるのであわせてご覧ください。